后内容时代会议策划的新元素

发布时间:2020-06-24 13:42:18

“内容为王”在会议策划上永远不会出错,就像手机一样,如果打不到电话,那就是浪费。但专注于内容就足够了吗?当然不是。手机只有打电话的功能,在当下,可能没有人想把它送走。

“内容为王”在会议策划上永远不会出错,就像手机一样,如果打不到电话,那就是浪费。但专注于内容就足够了吗?当然不是。手机只有打电话的功能,在当下,可能没有人想把它送走。

中国社会经济的快速发展,将产品和服务从“功能时代”推向了“体验时代”。有人说,我的会议连“内容”都没有解决——这是会议的基本功能之一。谈论其他事情有点遥远。我不这么认为。这并不是说中国的会议已经过了“内容”级,包括由作者主办的“中国会议产业会议”“体验时代”正在向我们招手。

去年11月,笔者参加了第52届国际会议协会(ICCA)全球年会,积累了丰富的经验。会议持续了六天,但代表们不仅没有厌倦,而且还饶有兴趣地参加了会议。如果仔细想想,真相并不深刻:除了丰富的内容外,能够让会议代表留下来的,是灵活多变的形式。对于ICCA来说,“内容”不再是问题,形式的多样性是其组委会关注的焦点。

近日,笔者召开了企业年会——“年会·聚·创”(geam2014)活动,在这方面也有一定的经验。企业年会的内容比较简单,每年都需要创新,所以只能依靠形式的改变和相关要素的更新组合。也就是说,与固定、僵化的内容相比,表现形式的创新和会议策划要素组合的调整,可以给与会人员带来新鲜的会议体验。会议给与会者一种良好的感觉。参与者说:“非常高!”微信分享更上一层楼。这与灵活的形式、温暖的灯光和现场设计、更多的互动和参与机会、激情和有趣的表演等密切相关,内容以各种形式包装,更容易在参与者兴奋的大脑皮层留下深刻的记忆。

会议不是孤立的社会活动。社会学、经济学、政治学、旅游学、管理学、心理学、生理学等都在会议中发挥了作用。

除了与“内容”相关的要素外,会议形式和其他要素的主要要素是什么?换句话说,在后内容时代,会议策划者应该注意什么?

一是外形因素。会议内容的呈现形式可以多样化,不一定要通过定期阅读手稿、阅读PPT等方式。新的表达方式有:会前邀请函、关系图、微站等;会前微电影、动态PPT、flash短片、视频、互动秀等。如果一定要有大量的内容分享,我们应该试着混合一些视频、舞蹈、现场表演等,以激活会前和会中的气氛。ICCA的讲故事模式可以大大提高会议内容的趣味性和吸引力。

围绕会议价值的学习、讨论、观点分享、社会互动、商务与激励六个方面,以灵活多样的交叉表现形式,提高会议价值,在国内外会议实践中得到了很好的验证。会议的表达形式和平台设计需要多样化,需要不断调整和更新:培训会、讨论会、意见分享会、主题交流活动、洽谈对接活动、评选颁奖活动、展览展示活动等;厅式、桌式,圆桌式、口语式、背式等交替使用。

二是网络因素。互联网的价值在于信息传播方式的多样性和传播效率的提高。在会议策划、运营管理和服务的主要环节中,互联网几乎有发挥作用的空间。互联网的介入不仅可以提高与会人员的工作效率,而且可以提高与会人员在会前、会中的体验效果,增加与会代表的愉悦感。同时,将网络思维的一些元素运用到会议策划中,也会收到意想不到的效果,如标签思维、简单思维、粉丝思维、失败者思维、平台思维、终极思维、临界点思维、产品思维等。

三是技术因素。技术是推动社会经济发展的基本动力之一。它不仅能提高有关方面的工作效率,还能有效激发会议和活动的经验和乐趣。现代科技的许多成果可以应用到会议运作的各个方面,包括视听、互动、网络、管理和服务、现场通讯、信息共享、娱乐等。